Privacyverklaring
Versie [VERSIENUMMER], geldig vanaf [INGANGSDATUM].
In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Boekvonk verwerkt als je de website boekvonk.nl bezoekt, je aanmeldt voor Boekvonk of klant bent, waarom dat gebeurt, hoe lang de gegevens worden bewaard en welke rechten je hebt. Deze verklaring voldoet aan de informatieplicht van de artikelen 13 en 14 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis die de Algemene voorwaarden eraan geven.
1. Wie is verantwoordelijk?
Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring is:
- [HANDELSNAAM], [RECHTSVORM]
- [VESTIGINGSADRES]
- KvK-nummer [KVK-NUMMER]
- E-mail voor privacyvragen: [E-MAILADRES PRIVACY]
Hierna noemen we dit Boekvonk, of we. Boekvonk heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor een organisatie als de onze niet verplicht is. Voor alle vragen over privacy kun je terecht op het e-mailadres hierboven.
2. Voor wie is deze verklaring?
Deze verklaring gaat over persoonsgegevens die Boekvonk voor eigen doeleinden verwerkt, van:
- bezoekers van de Website;
- aanmelders: mensen die via de Website een Boekvonk-omgeving aanvragen;
- klanten en Gebruikers: de contactpersonen van onze klanten en iedereen die met een eigen account in een Klantomgeving werkt, zoals een medewerker of een Boekhouder;
- mensen die contact met ons opnemen, bijvoorbeeld met een vraag per e-mail.
Gegevens in de administratie van onze klanten
Onze klanten voeren in Boekvonk hun eigen administratie. Daarin staan ook persoonsgegevens, bijvoorbeeld van hun klanten, leveranciers en contactpersonen. Voor die gegevens is de klant zelf verwerkingsverantwoordelijke en is Boekvonk verwerker. Boekvonk verwerkt die gegevens alleen in opdracht van de klant, volgens de Verwerkersovereenkomst. Sta je in de administratie van een van onze klanten, bijvoorbeeld omdat je een factuur van hem kreeg, en wil je je privacyrechten uitoefenen? Neem dan contact op met die klant. Komt je verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door naar die klant.
3. Welke gegevens, waarvoor, op welke grondslag en hoe lang?
3.1 Bezoek aan de Website
De Website gebruikt geen cookies, geen statistiekdiensten en geen advertentie- of socialemediapixels, en laadt geen onderdelen van andere partijen. Zie de Cookieverklaring.
Om de Website technisch te kunnen tonen, verwerkt onze server bij ieder bezoek je IP-adres en de gegevens die je browser automatisch meestuurt. De server houdt geen toegangslogboek bij van welke pagina's je bezoekt. Bij een technische fout kan de webserver een foutmelding vastleggen waarin je IP-adres voorkomt.
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| IP-adres en technische gegevens van het verzoek | De Website tonen en beveiligen, misbruik en overbelasting tegengaan, storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): een veilige en werkende Website | Niet opgeslagen bij een gewoon bezoek. In een foutmelding van de webserver: [BEWAARTERMIJN FOUTLOGBOEK] |
3.2 Aanmelden
Als je via de Website een Boekvonk-omgeving aanvraagt, vragen we de naam van je onderneming en je e-mailadres. We sturen je een bevestigingscode per e-mail, die 24 uur geldig is. Daarna vragen we je factuurgegevens en leg je vast dat je akkoord gaat met het aanbod en de Algemene voorwaarden.
Om misbruik van het aanmeldformulier tegen te gaan, leggen we het aantal aanvragen per IP-adres vast. Dat gebeurt niet met je IP-adres zelf, maar met een sleutelgebonden hash: een afgeleide waaruit je IP-adres niet terug te halen is. Die gegevens worden na 24 uur verwijderd.
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam onderneming, e-mailadres, status van de aanvraag en tijdstippen | Je aanvraag behandelen en je e-mailadres bevestigen | Uitvoering van een overeenkomst, of maatregelen op jouw verzoek vóór het sluiten daarvan (art. 6 lid 1 sub b AVG) | Wordt de aanvraag geen overeenkomst: [BEWAARTERMIJN AANMELDING] na de laatste stap. Wordt het wel een overeenkomst: zie 3.3 |
| De bevestigingsmail zelf | Je de bevestigingscode sturen | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | De inhoud wordt versleuteld klaargezet en uiterlijk 24 uur na de aanvraag gewist |
| Sleutelgebonden hash van je IP-adres en een teller | Misbruik en overbelasting van het formulier tegengaan | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): een veilig aanmeldproces | 24 uur |
| Factuurgegevens (naam, adres, postcode, plaats), de tekst en versie van de aanvaarde voorwaarden en het aanbod, en het tijdstip van aanvaarding | De overeenkomst sluiten en kunnen aantonen wat is afgesproken | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en gerechtvaardigd belang bij bewijs (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Zolang de overeenkomst loopt en daarna 7 jaar, gelijk aan de fiscale bewaarplicht van de facturen die erop gebaseerd zijn |
We gebruiken je aanmeldgegevens niet voor marketing.
3.3 Klanten en Gebruikers
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| E-mailadres en wachtwoord van iedere Gebruiker. Het wachtwoord slaan we alleen op als hash met scrypt, nooit leesbaar | Je laten inloggen en je account beveiligen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Voor een Gebruiker die niet zelf de klant is: gerechtvaardigd belang van Boekvonk en de klant bij een beveiligde toegang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Zolang het account bestaat. Daarna samen met de Klantomgeving, zie 3.6 |
| Sessiegegevens: een hash van de sessiesleutel, een beveiligingssleutel tegen vervalste verzoeken en de verloopdatum | Je ingelogd houden en de Dienst beveiligen | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f AVG) | 12 uur, of korter als je uitlogt |
| Uitnodigingen voor nieuwe Gebruikers (e-mailadres, rol, geldigheid) | Iemand op verzoek van de klant toegang geven | Gerechtvaardigd belang van de klant en Boekvonk (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Tot de uitnodiging is gebruikt, ingetrokken of verlopen |
| Activiteitenlogboek: welke Gebruiker welke handeling in de administratie heeft uitgevoerd en wanneer. Zonder IP-adres of browsergegevens | Een betrouwbaar controlespoor van de administratie, beveiliging en het herstellen van fouten | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), en het helpt de klant bij zijn wettelijke administratieplicht | Zolang de Klantomgeving bestaat, zie 3.6 |
| Tijdelijk het IP-adres, alleen in het werkgeheugen van de server | Het aantal inlogpogingen en andere gevoelige verzoeken beperken | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): bescherming tegen het raden van wachtwoorden | Niet opgeslagen. Verdwijnt na korte tijd en bij een herstart |
3.4 Abonnement, betaling en facturen
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam onderneming, contactpersoon, e-mailadres, factuuradres, gegevens van het abonnement (startdatum, perioden, opzegging), betaalstatus en de referenties van betalingen en de machtiging bij Mollie | Het abonnement uitvoeren, betalingen innen en verwerken, en facturen en creditnota's maken | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | Zolang de overeenkomst loopt en daarna 7 jaar |
| Facturen, creditnota's en betalingsgegevens | Voldoen aan de fiscale bewaarplicht van Boekvonk | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG, art. 52 AWR en art. 2:10 BW) | 7 jaar na afloop van het boekjaar |
| E-mailadres, eenmalige toegangscode voor het Abonnementsportaal (alleen als hash) en een logboek van handelingen in het portaal, zoals een opzegging | Je veilig toegang geven tot het Abonnementsportaal en kunnen aantonen wat er is vastgelegd | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij bewijs (art. 6 lid 1 sub b en f AVG) | Toegangscode: 15 minuten geldig. Portaalsessie: 30 minuten. Logboek: zolang de overeenkomst loopt en daarna 7 jaar |
Betalingen verlopen via Mollie B.V. Om je als klant bij Mollie aan te maken, geven we Mollie de naam van je onderneming en je e-mailadres door. Je betaalgegevens, zoals je IBAN of kaartgegevens, voer je in op de betaalpagina van Mollie. Boekvonk ontvangt van Mollie de status van de betaling en de referenties van de betaling en de machtiging. Mollie verwerkt je gegevens ook voor eigen doeleinden, zoals fraudebestrijding en het nakomen van wettelijke verplichtingen. Daarvoor is Mollie zelf verantwoordelijk. Zie het privacybeleid op de website van Mollie.
3.5 Contact en ondersteuning
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, inhoud van je bericht en onze reactie | Je vraag beantwoorden en je ondersteunen | Uitvoering van de overeenkomst als je klant bent (art. 6 lid 1 sub b AVG), anders gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): je vraag kunnen beantwoorden | [BEWAARTERMIJN CONTACT] na afhandeling van je vraag |
| Berichten over de Dienst, zoals een melding van gepland onderhoud, een wijziging van de voorwaarden of een beveiligingsprobleem | Je informeren over zaken die de Dienst betreffen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en wettelijke verplichting bij een datalek (art. 6 lid 1 sub c AVG) | Zolang de overeenkomst loopt |
Via de knop Feedback in de app en op de Website kun je een fout, een idee, een vraag of een compliment doorgeven. We slaan op wat je typt, de soort melding, de pagina waarop je de knop gebruikte, je schermformaat, de gegevens die je browser meestuurt over het type en de versie van je browser, de versie van Boekvonk en het tijdstip. Ben je ingelogd, dan koppelen we de melding aan je account. Op de Website kun je zelf je e-mailadres achterlaten als je antwoord wilt; dat is niet verplicht. We sturen geen schermafbeelding mee, omdat daarop boekhoudgegevens kunnen staan. Om misbruik van de knop tegen te gaan, leggen we een afgeleide (hash) van je IP-adres vast, die we na ongeveer een uur wissen.
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Soort melding, je bericht, pagina, schermformaat, browsergegevens, versie van Boekvonk en tijdstip. Je account als je bent ingelogd, je e-mailadres als je dat zelf invult | Fouten oplossen, Boekvonk verbeteren met jouw opmerkingen en je antwoorden als je dat wilt | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): de Dienst en de Website verbeteren | 12 maanden na ontvangst, daarna automatisch verwijderd |
| Hash van je IP-adres | Misbruik en overbelasting van de feedbackknop tegengaan | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): een veilige feedbackknop | Ongeveer 1 uur |
Boekvonk stuurt geen nieuwsbrieven of reclame. Doen we dat in de toekomst wel, dan vragen we daarvoor vooraf toestemming of bieden we een afmeldmogelijkheid zoals de wet voorschrijft.
3.6 Na het einde van de overeenkomst
Na het einde van de overeenkomst heeft de klant gedurende [BEWAARTERMIJN NA BEËINDIGING] toegang om zijn gegevens te exporteren. Daarna verwijdert Boekvonk de Klantomgeving, met de accounts van de Gebruikers en het activiteitenlogboek. Kopieën in back-ups verdwijnen daarna doordat back-ups na 30 dagen worden verwijderd. De gegevens die Boekvonk wettelijk moet bewaren, zoals facturen en betalingen, bewaart zij 7 jaar.
4. Van wie krijgen we gegevens?
De meeste gegevens krijgen we van jou zelf. Sommige gegevens krijgen we van anderen:
- van de klant: als een klant jou als Gebruiker uitnodigt, krijgen we je e-mailadres en je rol van die klant;
- van Mollie: de status van betalingen en machtigingen en de bijbehorende referenties.
5. Met wie delen we gegevens?
We verkopen persoonsgegevens niet en delen ze niet met anderen voor hun marketing. We delen gegevens alleen met:
- dienstverleners die ons helpen de Dienst te leveren en die de gegevens alleen in onze opdracht mogen verwerken, met wie we een verwerkersovereenkomst sluiten. Op dit moment zijn dat: [HOSTINGPARTIJ EN LAND] voor de servers waarop de Website en de Dienst draaien en waar de back-ups staan, en [MAILDIENST EN LAND] voor het versturen van e-mail zoals bevestigingscodes, toegangscodes en facturen;
- Mollie B.V. in Amsterdam, voor het afhandelen van betalingen, zoals beschreven in 3.4;
- instanties die daar wettelijk recht op hebben, zoals de Belastingdienst, als we daartoe verplicht zijn;
- partijen die jij of de klant zelf kiest, bijvoorbeeld als de klant een eigen mailbox of een AI-programma met de Dienst verbindt of een aangifte laat indienen. Dat gebeurt op instructie van de klant. Zie de Verwerkersovereenkomst.
6. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Boekvonk verwerkt persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). We geven geen persoonsgegevens door aan landen buiten de EER. Verandert dat, dan doen we dat alleen met passende waarborgen zoals hoofdstuk V van de AVG voorschrijft, en passen we deze verklaring vooraf aan.
7. Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Daaronder vallen in ieder geval:
- iedere klant werkt in een eigen, afgescheiden Klantomgeving met een eigen database en eigen bestandsopslag, die alleen voor die omgeving toegankelijk zijn;
- alle verbindingen met de Website en de Dienst zijn versleuteld met TLS (https);
- wachtwoorden worden alleen als hash met scrypt opgeslagen, en sessies, toegangscodes en bevestigingscodes alleen als hash;
- inlogcookies zijn beschermd tegen uitlezen door scripts en tegen gebruik vanaf andere websites, en iedere wijziging vereist een aparte beveiligingssleutel;
- het aantal inlogpogingen en andere gevoelige verzoeken is beperkt;
- inloggegevens van een gekoppelde mailbox worden versleuteld opgeslagen;
- de Website en de Dienst laden geen scripts of andere onderdelen van derden;
- er worden dagelijks back-ups gemaakt, die met een proefherstel worden gecontroleerd;
- Gebruikers krijgen alleen de rechten die bij hun rol horen, en handelingen in de administratie worden in een activiteitenlogboek vastgelegd.
Een uitgebreidere beschrijving staat in Bijlage 2 van de Verwerkersovereenkomst. Ontdek je een kwetsbaarheid of vermoed je misbruik? Meld het via [E-MAILADRES PRIVACY].
8. Geautomatiseerde besluitvorming
Boekvonk neemt geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen, zoals bedoeld in artikel 22 AVG. We maken geen profielen van je.
9. Je rechten
Je hebt de volgende rechten over je persoonsgegevens:
- inzage: je kunt vragen welke gegevens we van je verwerken en een kopie ontvangen;
- rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens laten aanvullen;
- wissing: je kunt vragen je gegevens te verwijderen, tenzij we ze nog nodig hebben, bijvoorbeeld om een wettelijke bewaarplicht na te komen;
- beperking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl we een verzoek beoordelen;
- overdraagbaarheid: je kunt de gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt en die we op basis van de overeenkomst verwerken, in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten doorsturen;
- bezwaar: tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken vanwege je specifieke situatie. We stoppen dan, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen;
- toestemming intrekken: verwerken we gegevens op basis van je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de verwerking daarvoor.
Stuur je verzoek naar [E-MAILADRES PRIVACY]. We reageren binnen een maand. Bij een ingewikkeld verzoek of veel verzoeken kunnen we die termijn met twee maanden verlengen. Dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen, bijvoorbeeld door het verzoek te sturen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. Stuur geen kopie van je identiteitsbewijs mee, tenzij we daar uitdrukkelijk om vragen.
10. Klacht
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten via [E-MAILADRES PRIVACY], dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder in Nederland (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
11. Ben je verplicht gegevens te geven?
Om een Boekvonk-omgeving aan te vragen en klant te worden, heb je de gegevens nodig die we in 3.2 tot en met 3.4 noemen. Zonder die gegevens kunnen we geen overeenkomst met je sluiten of uitvoeren. Een deel van die gegevens is ook nodig om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals het maken van facturen.
12. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de Dienst verandert of als we een nieuwe dienstverlener inschakelen. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd. Bij een belangrijke wijziging informeren we klanten vooraf per e-mail of in de Dienst.