Verwerkersovereenkomst
Versie [VERSIENUMMER], geldig vanaf [INGANGSDATUM].
Deze verwerkersovereenkomst is een bijlage bij en onderdeel van de overeenkomst voor het gebruik van Boekvonk, waarop de Algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Partijen
- De klant die met Boekvonk een Overeenkomst heeft gesloten, zoals vermeld bij de aanmelding of in de Overeenkomst (hierna: de Klant of de Verwerkingsverantwoordelijke), en
- [HANDELSNAAM], [RECHTSVORM], gevestigd aan [VESTIGINGSADRES], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KVK-NUMMER], te dezen vertegenwoordigd door [NAAM VERTEGENWOORDIGER] (hierna: Boekvonk of de Verwerker).
Overwegingen
- De Klant gebruikt Boekvonk, online boekhoudsoftware die als dienst via internet wordt geleverd, voor de administratie van zijn onderneming.
- Bij het leveren van die dienst verwerkt Boekvonk persoonsgegevens namens de Klant, bijvoorbeeld gegevens van klanten, leveranciers, medewerkers en contactpersonen van de Klant die in de administratie staan.
- De Klant bepaalt het doel van en de middelen voor die verwerking en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG. Boekvonk is verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 AVG.
- Partijen leggen in deze verwerkersovereenkomst vast welke afspraken voor die verwerking gelden, zoals artikel 28 lid 3 AVG voorschrijft.
Artikel 1. Definities
1.1 Begrippen die in deze verwerkersovereenkomst met een hoofdletter worden geschreven, hebben de betekenis die de Algemene voorwaarden daaraan geven. Daarnaast gelden de volgende definities.
- AVG: Verordening (EU) 2016/679, de Algemene verordening gegevensbescherming.
- Persoonsgegevens: de persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 1 AVG die Boekvonk namens de Klant verwerkt bij het leveren van de Dienst, zoals omschreven in Bijlage 1.
- Betrokkene: degene op wie Persoonsgegevens betrekking hebben.
- Verwerking: iedere handeling met Persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 2 AVG.
- Inbreuk in verband met persoonsgegevens (hierna: Datalek): een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 lid 12 AVG.
- Subverwerker: een derde die Boekvonk inschakelt en die bij die inschakeling Persoonsgegevens verwerkt.
- Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst met haar bijlagen.
1.2 Bij strijd tussen deze Verwerkersovereenkomst en de Algemene voorwaarden gaat deze Verwerkersovereenkomst voor, voor zover het de verwerking van Persoonsgegevens betreft.
Artikel 2. Onderwerp en instructies
2.1 Boekvonk verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Klant, voor het leveren van de Dienst zoals beschreven in de Overeenkomst en voor zover nodig voor de doelen die in Bijlage 1 staan. Boekvonk verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden.
2.2 De Klant geeft Boekvonk met het sluiten van de Overeenkomst en het gebruik van de Dienst de instructie om de Persoonsgegevens te verwerken zoals voor het leveren van de Dienst nodig is. Handelingen die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst uitvoeren, zoals het versturen van een factuur per e-mail, het importeren van een bankafschrift of het aanmaken van een koppeling, gelden als instructie van de Klant. Aanvullende schriftelijke instructies van de Klant volgt Boekvonk op, voor zover zij redelijk zijn en passen binnen de functionaliteit van de Dienst.
2.3 Boekvonk informeert de Klant direct als een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG of een andere bepaling over gegevensbescherming.
2.4 Is Boekvonk op grond van het Unierecht of het Nederlandse recht verplicht Persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld door een wettelijke vordering van een bevoegde instantie, dan meldt zij dat vooraf aan de Klant, tenzij die wetgeving dat verbiedt.
2.5 De Klant staat ervoor in dat hij een geldige grondslag heeft voor de verwerking van de Persoonsgegevens, dat hij de Betrokkenen informeert voor zover de AVG dat eist, en dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerking niet onrechtmatig zijn.
Artikel 3. Geheimhouding
3.1 Boekvonk houdt de Persoonsgegevens geheim. Zij zorgt ervoor dat iedereen die onder haar gezag toegang heeft tot de Persoonsgegevens, zoals medewerkers en ingeschakelde personen, tot geheimhouding is verplicht door een contract of een wettelijke plicht.
3.2 Boekvonk geeft toegang tot de Persoonsgegevens alleen aan personen voor wie dat nodig is voor het leveren, onderhouden en ondersteunen van de Dienst, en alleen voor zover dat nodig is.
3.3 Boekvonk opent de administratie van de Klant niet inhoudelijk, behalve op verzoek van de Klant (bijvoorbeeld bij ondersteuning), voor zover dat technisch onvermijdelijk is voor onderhoud, herstel of beveiliging, of als een wettelijke plicht dat vereist.
Artikel 4. Beveiliging
4.1 Boekvonk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen iedere vorm van onrechtmatige verwerking, zoals artikel 32 AVG voorschrijft. Daarbij houdt zij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, omvang, context en doelen van de verwerking en de risico's voor Betrokkenen.
4.2 De maatregelen die Boekvonk op de ingangsdatum van deze Verwerkersovereenkomst heeft genomen, staan in Bijlage 2. Boekvonk mag de maatregelen aanpassen, mits het beveiligingsniveau daardoor niet lager wordt.
4.3 De Klant is verantwoordelijk voor de beveiliging aan zijn kant, waaronder het geheimhouden van wachtwoorden, het zorgvuldig toekennen van toegang en rollen aan Gebruikers, het beveiligen van zijn eigen apparaten en het intrekken van toegang van personen die geen toegang meer mogen hebben. Deelt de Klant zelf gegevens met derden, bijvoorbeeld door een export te downloaden of een boekhouder toegang te geven, dan valt die verdere verwerking buiten de verantwoordelijkheid van Boekvonk.
4.4 De Klant heeft de maatregelen in Bijlage 2 beoordeeld en vindt ze passend voor de Persoonsgegevens die hij in de Dienst verwerkt. Wil de Klant bijzondere persoonsgegevens of persoonsgegevens van strafrechtelijke aard in de Dienst verwerken, dan meldt hij dat vooraf aan Boekvonk. De Dienst is daar niet voor ingericht.
Artikel 5. Subverwerkers
5.1 De Klant geeft Boekvonk algemene schriftelijke toestemming om Subverwerkers in te schakelen. De Subverwerkers die Boekvonk op de ingangsdatum inschakelt, staan in Bijlage 3.
5.2 Boekvonk informeert de Klant ten minste 30 dagen vooraf per e-mail of via de Dienst over een voorgenomen toevoeging of vervanging van een Subverwerker. De Klant kan binnen die termijn op redelijke gronden schriftelijk bezwaar maken. Komen partijen er niet samen uit, dan mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe Subverwerker wordt ingeschakeld. Hij heeft dan recht op terugbetaling van het vooruitbetaalde deel van de vergoeding over de periode na die datum. Andere vergoedingen zijn niet verschuldigd.
5.3 Boekvonk legt iedere Subverwerker schriftelijk ten minste dezelfde verplichtingen over gegevensbescherming op als in deze Verwerkersovereenkomst staan. Boekvonk blijft tegenover de Klant volledig verantwoordelijk voor het nakomen van die verplichtingen door de Subverwerker.
5.4 Niet als Subverwerker gelden partijen die de Klant zelf kiest en die de Klant via de Dienst laat benaderen, zoals de eigen mailprovider van de Klant waarvan hij een mailbox koppelt, de bank waarvan hij afschriften importeert, het AI-programma dat hij zelf met de Dienst verbindt, de Belastingdienst als ontvanger van een aangifte, of de betaaldienst die de Klant gebruikt voor betalingen van zijn eigen klanten. Die partijen ontvangen gegevens op instructie van de Klant en verwerken die onder hun eigen verantwoordelijkheid of als verwerker van de Klant.
Artikel 6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
6.1 Boekvonk verwerkt de Persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Boekvonk geeft Persoonsgegevens alleen door naar een land buiten de EER, of laat dat een Subverwerker doen, als de Klant daar vooraf schriftelijk mee heeft ingestemd en als is voldaan aan hoofdstuk V van de AVG, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie met de nodige aanvullende maatregelen.
Artikel 7. Rechten van Betrokkenen
7.1 Boekvonk helpt de Klant met passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover dat mogelijk is, bij het voldoen aan zijn plicht om verzoeken van Betrokkenen te beantwoorden, zoals verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar (artikelen 15 tot en met 22 AVG).
7.2 De Dienst bevat functies waarmee de Klant zelf gegevens kan inzien, corrigeren en exporteren. Waar de Dienst daarin niet voorziet, helpt Boekvonk de Klant op diens verzoek. Daarbij geldt dat gegevens in een definitief geboekte administratie niet zomaar mogen worden verwijderd, omdat de Klant ze op grond van de fiscale en civielrechtelijke bewaarplicht moet bewaren.
7.3 Ontvangt Boekvonk zelf een verzoek van een Betrokkene dat over de Persoonsgegevens gaat, dan stuurt zij dat zonder onredelijke vertraging door aan de Klant en beantwoordt zij het verzoek niet zelf, tenzij de Klant haar dat opdraagt.
7.4 Boekvonk mag redelijke kosten in rekening brengen voor hulp die verder gaat dan de standaardfuncties van de Dienst, tegen de tarieven die op dat moment gelden. Zij meldt die kosten vooraf.
Artikel 8. Datalekken
8.1 Boekvonk meldt een Datalek dat de Persoonsgegevens treft zonder onredelijke vertraging aan de Klant, en waar mogelijk binnen 48 uur nadat zij het heeft ontdekt. Zo kan de Klant zijn eigen meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en tegenover Betrokkenen nakomen.
8.2 Boekvonk geeft bij de melding, voor zover bekend, ten minste: de aard van het Datalek, de categorieën en het geschatte aantal Betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, de maatregelen die zij heeft genomen of voorstelt om het Datalek aan te pakken en de gevolgen te beperken, en een contactpersoon. Informatie die nog niet bekend is, levert zij zo snel mogelijk na.
8.3 Boekvonk houdt de Klant op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en van de maatregelen die zij neemt. Zij legt alle Datalekken vast, met de feiten, de gevolgen en de genomen maatregelen.
8.4 De Klant beslist zelf of hij een Datalek meldt aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan Betrokkenen. Boekvonk meldt een Datalek dat Persoonsgegevens van de Klant betreft niet zelf, tenzij de wet haar daartoe verplicht.
Artikel 9. Bijstand en informatie
9.1 Boekvonk helpt de Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover zij beschikt, bij het nakomen van zijn verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens. Artikel 7.4 geldt hierbij ook.
9.2 Boekvonk stelt de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat zij de verplichtingen uit artikel 28 AVG en deze Verwerkersovereenkomst nakomt.
Artikel 10. Audit
10.1 De Klant mag ten hoogste eenmaal per kalenderjaar, en daarnaast bij een concreet vermoeden van een ernstige tekortkoming, laten controleren of Boekvonk deze Verwerkersovereenkomst nakomt. De controle wordt uitgevoerd door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht.
10.2 De Klant kondigt een controle ten minste vier weken vooraf schriftelijk aan, met de reikwijdte. De controle verstoort de bedrijfsvoering van Boekvonk niet onnodig en geeft geen toegang tot gegevens van andere klanten.
10.3 Boekvonk kan in plaats van een controle ter plaatse eerst een recente rapportage, verklaring of certificering van een onafhankelijke deskundige aanbieden, als die rapportage de reikwijdte van de controle redelijkerwijs dekt.
10.4 De kosten van de controle zijn voor de Klant, tenzij uit de controle blijkt dat Boekvonk deze Verwerkersovereenkomst op een wezenlijk punt niet nakomt. Boekvonk herstelt geconstateerde tekortkomingen zo snel als redelijkerwijs mogelijk.
Artikel 11. Bewaren, teruggeven en verwijderen
11.1 Boekvonk bewaart de Persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het leveren van de Dienst en het nakomen van deze Verwerkersovereenkomst.
11.2 Na het einde van de Overeenkomst kan de Klant gedurende [BEWAARTERMIJN NA BEËINDIGING] na de einddatum zijn gegevens exporteren, zoals beschreven in de Algemene voorwaarden. Daarna verwijdert Boekvonk de Persoonsgegevens uit de Dienst.
11.3 Kopieën van Persoonsgegevens in back-ups worden niet afzonderlijk verwijderd, maar verdwijnen doordat die back-ups volgens het vaste schema in Bijlage 2 worden vervangen. Tot dat moment blijven op die back-ups dezelfde beveiliging en geheimhouding van toepassing en gebruikt Boekvonk ze alleen voor herstel.
11.4 Boekvonk bevestigt de verwijdering op verzoek van de Klant schriftelijk. Boekvonk bewaart Persoonsgegevens langer alleen als een wettelijke plicht haar daartoe dwingt. Die plicht en de betreffende gegevens meldt zij dan aan de Klant.
11.5 De bewaarplicht van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek rust op de Klant, niet op Boekvonk. De Klant zorgt er zelf voor dat hij zijn administratie vóór het verstrijken van de exporttermijn uit artikel 11.2 heeft veiliggesteld.
Artikel 12. Aansprakelijkheid
12.1 Voor de aansprakelijkheid van partijen uit deze Verwerkersovereenkomst geldt de regeling in de Algemene voorwaarden, inclusief de beperkingen daarin. Deze beperkingen laten artikel 82 AVG tegenover Betrokkenen onverlet.
12.2 Iedere partij is tegenover de andere partij aansprakelijk voor schade, waaronder boetes van een toezichthouder, voor zover die is veroorzaakt doordat die partij haar verplichtingen uit de AVG of deze Verwerkersovereenkomst niet is nagekomen.
12.3 De Klant vrijwaart Boekvonk voor aanspraken van Betrokkenen en derden die het gevolg zijn van een verwerking die de Klant heeft opgedragen in strijd met de AVG, of van gegevens die de Klant onrechtmatig in de Dienst heeft ingevoerd.
Artikel 13. Looptijd en einde
13.1 Deze Verwerkersovereenkomst geldt zolang de Overeenkomst duurt en daarna zolang Boekvonk nog Persoonsgegevens van de Klant verwerkt, inclusief de periode in artikel 11.
13.2 Verplichtingen die naar hun aard ook na het einde gelden, zoals geheimhouding, het verwijderen van gegevens en aansprakelijkheid, blijven daarna van kracht.
Artikel 14. Wijziging
14.1 Boekvonk mag deze Verwerkersovereenkomst wijzigen als dat nodig is door een wijziging van de Dienst, van de inzet van Subverwerkers of van wet- en regelgeving. Voor zo'n wijziging geldt dezelfde regeling als voor een wijziging van de Algemene voorwaarden. Een wijziging van Subverwerkers volgt artikel 5.
Artikel 15. Toepasselijk recht en geschillen
15.1 Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechter die in de Algemene voorwaarden is aangewezen.
Ondertekening
Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand doordat de Klant de Algemene voorwaarden aanvaardt bij het sluiten van de Overeenkomst. Wil de Klant een ondertekend exemplaar, dan kan hij daarom vragen via [E-MAILADRES PRIVACY].
| De Klant | Boekvonk | |
|---|---|---|
| Naam | [NAAM KLANT] | [NAAM VERTEGENWOORDIGER] |
| Functie | ||
| Datum | ||
| Handtekening |
Bijlage 1. Verwerkingen, persoonsgegevens en betrokkenen
Aard en doel van de verwerking
Boekvonk verwerkt de Persoonsgegevens om de Dienst te leveren: het opslaan, tonen, berekenen en bewaren van de administratie van de Klant, het verwerken van documenten en bankafschriften die de Klant aanlevert, het op instructie van de Klant versturen en uitwisselen van gegevens via de Dienst en Koppelingen, het maken van back-ups en het herstellen daarvan, en het verlenen van ondersteuning op verzoek van de Klant.
Duur
Zolang de Overeenkomst loopt en daarna tot de gegevens zijn verwijderd volgens artikel 11.
Categorieën betrokkenen
- klanten en potentiële klanten van de Klant, en hun contactpersonen;
- leveranciers van de Klant en hun contactpersonen;
- Gebruikers, zoals de Klant zelf, zijn medewerkers en zijn Boekhouder;
- medewerkers of opdrachtnemers van de Klant, voor zover zij voorkomen in urenregistraties, declaraties of betalingen;
- tegenpartijen in banktransacties van de Klant;
- afzenders en ontvangers van e-mails die via de Dienst worden verwerkt, zoals mails met facturen in een gekoppelde mailbox of berichten die de Klant via de Dienst verstuurt;
- andere personen die voorkomen in documenten die de Klant uploadt, zoals bonnen, facturen en contracten.
Categorieën persoonsgegevens
| Categorie | Voorbeelden in de Dienst |
|---|---|
| Identificatie- en contactgegevens | Naam, bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, land, e-mailadres, telefoonnummer, gegevens van contactpersonen, vrije notities bij een relatie |
| Zakelijke identificatienummers | KvK-nummer, btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer. Bij een eenmanszaak kan een omzetbelastingnummer of btw-identificatienummer zijn afgeleid van het burgerservicenummer |
| Financiële gegevens | IBAN en BIC, factuur- en offertegegevens, bedragen, betalingen en betaalstatus, omschrijvingen en tegenpartijen in bankafschriften, het volledige geïmporteerde bankafschrift |
| Documenten en berichten | Geüploade bonnen, facturen en andere bewijsstukken, ingelezen e-mails met bijlagen (waaronder het originele bericht), verstuurde e-mails met inhoud, afzender en ontvanger, tekst die lokaal uit documenten is herkend |
| Gegevens over werkzaamheden | Urenregistraties met datum, duur, begin- en eindtijd en omschrijving, projecten en tijdregistraties per Gebruiker |
| Akkoordgegevens | Naam en e-mailadres van wie een offerte via de Dienst aanvaardt, met het tijdstip |
| Account- en gebruiksgegevens | E-mailadres en rol van Gebruikers, wachtwoord als hash, sessiegegevens, uitnodigingen, sleutels voor externe applicaties (als hash) en het activiteitenlogboek van handelingen in de administratie |
| Gegevens van gekoppelde diensten | Inloggegevens van een gekoppelde mailbox (versleuteld), instellingen van Koppelingen |
De Dienst is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG), persoonsgegevens van strafrechtelijke aard (artikel 10 AVG) of het burgerservicenummer als zodanig. Komen zulke gegevens toch voor, bijvoorbeeld in een geüpload document of een omzetbelastingnummer, dan is de Klant verantwoordelijk voor de rechtmatigheid daarvan.
Bijlage 2. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
Deze bijlage beschrijft de maatregelen op de ingangsdatum van deze Verwerkersovereenkomst.
Scheiding en toegang tot gegevens
- Iedere Klant krijgt een eigen Klantomgeving: een afzonderlijk serverproces met een eigen database, een eigen map voor bestanden en een eigen sleutel. Een Klantomgeving is alleen bereikbaar via het eigen webadres van de Klant.
- Mappen met gegevens zijn alleen toegankelijk voor het serviceaccount van de betreffende omgeving (bestandsrechten 0700 en 0600). De serverprocessen draaien met beperkte rechten en luisteren alleen intern. Alleen de webserver is van buitenaf bereikbaar.
- Binnen een Klantomgeving werkt de Dienst met rollen en rechten per Administratie. De Klant bepaalt welke Gebruiker welke rol heeft. De laatste eigenaar van een Administratie kan niet worden verwijderd.
- Beheerders van Boekvonk hebben alleen toegang tot de servers voor zover dat nodig is voor beheer, onderhoud, herstel en ondersteuning, en zijn tot geheimhouding verplicht.
Inloggen en sessies
- Wachtwoorden zijn minimaal 14 tekens en worden alleen opgeslagen als hash met scrypt en een unieke salt. Bij het controleren wordt een vergelijking in constante tijd gebruikt.
- Het aantal inlogpogingen per IP-adres is beperkt tot 10 per 15 minuten. Ook andere openbare functies, zoals aanmelden, uitnodigingen accepteren en offertes aanvaarden, hebben een limiet per IP-adres.
- Een sessie verloopt na 12 uur. De sessiecookie is niet uitleesbaar voor scripts (HttpOnly), wordt niet meegestuurd vanaf andere websites (SameSite=Strict) en gaat alleen over een beveiligde verbinding (Secure). Op de server staat alleen een hash van de sessiesleutel.
- Iedere wijziging vereist naast de sessie een aparte beveiligingssleutel (CSRF-token), en verzoeken vanaf een andere website worden geweigerd.
- Eenmalige codes voor bevestiging, toegang en uitnodigingen zijn kort geldig (15 minuten tot 24 uur) en worden alleen als hash opgeslagen. Wachtwoorden worden nooit per e-mail verstuurd.
- Sleutels voor externe applicaties hebben een beperkte reikwijdte en een vervaldatum, worden alleen als hash opgeslagen en kunnen door de Klant worden ingetrokken.
Versleuteling
- Alle verbindingen met de Website en de Dienst zijn versleuteld met TLS 1.2 of 1.3. Onversleutelde verzoeken worden doorgestuurd naar https, en browsers krijgen de instructie alleen https te gebruiken (HSTS).
- Verbindingen met een gekoppelde mailbox gebruiken TLS 1.2 of hoger met controle van het certificaat, en alleen met openbare internetadressen.
- Inloggegevens van een gekoppelde mailbox en klaargezette berichten met codes worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM. De sleutel van de mailboxgegevens is per Klantomgeving en wordt, versleuteld met een beheersleutel, bewaard om herstel uit een back-up mogelijk te maken. Daardoor kan Boekvonk deze gegevens bij herstel technisch ontsleutelen.
- De database, de geüploade bestanden en de back-ups worden op dit moment niet afzonderlijk versleuteld opgeslagen. Zij zijn beschermd door de toegangsbeveiliging van de server en de bestandsrechten hierboven.
Beveiliging van de webtoepassing
- De Dienst stuurt strikte beveiligingsheaders mee, waaronder een Content Security Policy die alleen eigen scripts, stijlen en verbindingen toestaat, en headers tegen insluiten in andere websites (framing) en tegen het raden van bestandstypen.
- De Website en de Dienst laden geen scripts, lettertypen of andere onderdelen van derden en gebruiken geen tracking.
- Geüploade bestanden worden met beperkende headers aangeboden, zodat ze niet als webpagina kunnen worden uitgevoerd. De grootte van uploads en verzoeken is begrensd.
- Tekstherkenning in documenten (OCR) gebeurt op de eigen server van Boekvonk, zonder externe dienst.
Logboeken
- Handelingen in de administratie worden per Gebruiker vastgelegd in een activiteitenlogboek, zonder IP-adres of browsergegevens.
- De webserver houdt geen toegangslogboek bij. Een foutlogboek van de webserver kan bij storingen een IP-adres bevatten.
- IP-adressen voor het beperken van verzoeken staan alleen in het werkgeheugen, of in de database als sleutelgebonden hash die na 24 uur wordt verwijderd.
Beschikbaarheid, back-up en herstel
- Van iedere Klantomgeving wordt dagelijks een back-up gemaakt van de database en de bestanden. Iedere back-up wordt met een proefherstel gecontroleerd.
- Back-ups worden 30 dagen bewaard. Daarbij blijven altijd ten minste de twee meest recente gecontroleerde back-ups bewaard.
- De werking van iedere Klantomgeving en de leeftijd van de laatste back-up worden ieder uur gecontroleerd. Bij een afwijking krijgt de beheerder een melding.
- Herstel gebeurt volgens een vastgelegde procedure met controle van de integriteit van de back-up.
Organisatorisch
- Wijzigingen in de software worden getest met een geautomatiseerde testsuite voordat ze in gebruik worden genomen. Productiewijzigingen vereisen vooraf een gecontroleerde back-up en een herstelplan.
- Voor ontwikkelen en testen worden fictieve gegevens gebruikt, geen Klantgegevens.
- Boekvonk legt Datalekken vast en heeft een procedure om ze te melden volgens artikel 8.
Bijlage 3. Subverwerkers
| Subverwerker | Dienst | Locatie van de verwerking | Gegevens |
|---|---|---|---|
| [HOSTINGPARTIJ EN LAND] | Huur van de server waarop de Dienst draait en de back-ups worden bewaard | [HOSTINGPARTIJ EN LAND] | Alle Klantgegevens, opgeslagen op de gehuurde server |
| [MAILDIENST EN LAND] | Versturen van e-mail vanuit de Dienst, zoals toegangscodes en berichten die de Klant via de Dienst verstuurt | [MAILDIENST EN LAND] | Afzender, ontvanger en inhoud van de verstuurde e-mails |
Niet als Subverwerker gelden de partijen die de Klant zelf kiest en die hij via de Dienst laat benaderen, zoals bedoeld in artikel 5.4. Mollie B.V. verwerkt gegevens voor de betaling van het Abonnement in een eigen relatie met de Klant en is daarvoor geen Subverwerker van de Klantgegevens.