INKOOP EN BANK

Bonnetjes en uitgaven verwerken

Voeg een foto, PDF of e-factuur toe. Boekvonk vult zelf in wat het kan lezen; jij controleert de gemarkeerde velden en boekt de uitgave.

Stappen

1. Kies op Vandaag de knop Bonnetje toevoegen, of ga naar Uitgaven en kies Nieuwe uitgave.
2. Kies Foto of PDF kiezen en selecteer een of meer bestanden: PDF, e-factuur (XML), PNG of JPG, maximaal 20 MB per bestand. Op je telefoon kun je hier ook een foto maken. Het toevoegen begint vanzelf zodra je een bestand kiest.
3. Het bestand opent meteen naast het formulier en Boekvonk leest het; bij een foto duurt dat een paar seconden. Wat het herkent, staat al ingevuld met de markering Ingelezen, controleer even: leverancier, factuurnummer, datums, bedragen, btw en categorie. Meerdere bestanden komen bij Binnengekomen bonnetjes.
4. Controleer de gemarkeerde velden met het origineel. Bovenaan zie je of de bedragen sluiten (subtotaal plus btw is het totaal) en of dezelfde factuur van deze leverancier er al is. Wat je zelf invult of wijzigt, blijft staan.
5. Staat de leverancier nog niet bij je relaties, kies dan Leverancier toevoegen: naam, KvK-nummer, btw-id en IBAN staan al klaar. Kon Boekvonk het bestand niet lezen, dan vul je zelf in; de prijs staat dan standaard op inclusief btw.
6. Kies Opslaan en controleren en daarna Definitief maken. Pas dan telt de uitgave mee voor je winst en je btw. Inlezen boekt nooit iets vanzelf.
7. Koppel daarna de betaling aan de banktransactie, zie Betalingen koppelen.

Wat Boekvonk uit een bestand leest

Een e-factuur: een UBL-factuur of de Europese CII-variant, ook als die in een PDF zit. Boekvonk neemt de leverancier met KvK-nummer en btw-id over, het factuurnummer, de factuur- en vervaldatum, alle regels, de btw per tarief en het IBAN. Bij een los UBL-bestand vink je per regel de btw af; leverancier, aftrek en categorie staan al klaar.

PDF met tekst: leverancier, factuurnummer, datums, subtotaal, btw per tarief, totaal en IBAN, voor zover die op de factuur staan. Boekvonk weegt bij elke waarde hoe zeker die is. Twijfelt het, dan staat dat bij de markering.

Foto of scan (PNG, JPG, of een PDF met alleen een afbeelding van de pagina): Boekvonk herkent de tekst op de foto en zoekt daarin dezelfde gegevens als in een PDF. Bovenaan staat dan Ingelezen van een foto, controleer even. Alleen wat Boekvonk zeker genoeg leest, wordt ingevuld. Twijfelt het, dan blijft het veld leeg en staat de waarde bovenaan als suggestie; met Overnemen zet je hem toch in het formulier. Een foto van een kassabon of factuur levert meestal de datum en het totaal op, en vaak ook de btw per tarief, het bonnummer en bij een factuur KvK-nummer, btw-id en IBAN. Staat er geen nummer op de bon, dan vult Boekvonk de datum en tijd van de bon in als nummer, bijvoorbeeld 14-10 14:32. Zo herkent Boekvonk een bon die je per ongeluk twee keer invoert.

Naast het bestand staat de knop Tekst uitlezen. Die laat de gelezen tekst zien en wat Boekvonk daarin herkent: datum, nummer, bedrag exclusief btw, btw en totaal, met de regel van de bon waar het vandaan komt. Met Voorstellen overnemen zet je die in het formulier, met dezelfde markering Ingelezen, controleer even. Wat je zelf al invulde, blijft staan. Er wordt niets opgeslagen of geboekt.

Een goede foto maak je recht van boven, met de hele bon in beeld, op een donkere ondergrond, met genoeg licht en scherp. Een vage, kreukelige of heel kleine foto leest Boekvonk vaak niet of maar half; dan vul je zelf in. Controleer bij een foto altijd de bedragen met de bon.

Categorie: Boekvonk kiest de categorie en het aftrekpercentage die je eerder bij dezelfde leverancier gebruikte. Heb je van deze leverancier nog niets geboekt, dan staat de standaardcategorie klaar.

Dubbele factuur: heeft dezelfde leverancier al een uitgave met hetzelfde factuurnummer, dan zie je een waarschuwing met een link naar die uitgave. Een leveranciersnummer dat al geboekt is, kun je niet nog eens definitief maken.

Alles blijft bij jou: het uitlezen gebeurt in je eigen Boekvonk-omgeving, ook bij een foto. Het bestand gaat niet naar een externe dienst.

Andere manieren om inkoop toe te voegen

• UBL-factuur ontvangen: onder Meer opties kun je ook los een Nederlandse UBL 2.1-factuur of creditnota in euro toevoegen. Het originele XML-bestand blijft bewaard.
• Factuurmail toevoegen: upload een opgeslagen e-mail als EML-bestand. Boekvonk pakt de bijlagen uit en bewaart de originele mail.
• Zonder document invullen, onder Meer opties: vul een inkoopfactuur handmatig in. Voeg het bewijsstuk later toe bij Bijlagen.
• Centrale bonnenpost: werkt alleen als voor jouw omgeving een ontvangstadres is ingesteld en bevestigd. Je ziet de status in het scherm zelf.

Btw op inkopen

Per regel kies je het btw-tarief en, waar nodig, het percentage aftrek. Boekvonk neemt het tarief van de factuur over, maar of je de btw mag aftrekken en welke gegevens daarvoor op de ontvangen factuur moeten staan, lees je bij de Belastingdienst.

Originelen bewaren

Boekvonk bewaart het originele bestand bij de boeking. Hoe lang je facturen moet bewaren en wanneer een scan voldoende is, staat bij de Belastingdienst.

Bijgewerkt op 17 oktober 2026.