BEGINNEN

Overstappen uit je vorige pakket

Overstappen gaat in overleg. Kunnen we je vorige pakket inlezen, dan zet je je administratie over op het scherm Overstappen en controleer jij de uitkomst.

Stappen

1. Mail naar info@boekvonk.nl welk pakket je nu gebruikt en vanaf welke datum je wilt overstappen. We zeggen eerlijk wat we kunnen overnemen. Stuur nog geen wachtwoorden of financiële bestanden mee.
2. Kunnen we je vorige pakket inlezen, dan zetten we het scherm Overstappen voor je aan. Je vindt het als eigenaar in het menu. Zolang het niet is ingericht, meldt het scherm dat en werkt Verbinden nog niet.
3. Kies bovenaan de Boekvonk-administratie waarin de gegevens moeten komen. Maak in je vorige pakket een persoonlijke API-sleutel; het scherm noemt de stappen. Zet de onderdelen verkoopfacturen, documenten, offertes, bank en instellingen aan. Plak de sleutel en kies Verbinden.
4. Kies de administratie in je vorige pakket en de periode. Standaard is dat het lopende boekjaar; een periode is hoogstens twaalf maanden. Kies Gegevens ophalen.
5. Bekijk het voorbeeld: hoeveel relaties, verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnen, offertes, bijlagen, banktransacties, memoriaalboekingen en beginbalans er meekomen, en de voorcontroles op periode, valuta en conflicten. Er is dan nog niets geboekt.
6. Kies Importeren starten. De import loopt op de achtergrond. Je mag het scherm sluiten; na een onderbreking gaat hij verder waar hij was, zonder iets dubbel te boeken.
7. Controleer de uitkomst met het controleverslag: vergelijk de totalen met je vorige pakket en download het verslag als PDF voor je eigen dossier. Los op wat onder Nog door jou te doen staat en trek daarna de API-sleutel in bij je vorige pakket.

Kunnen we je pakket niet inlezen

Dan begin je in Boekvonk met een beginstand op je overstapdatum, voeg je je klanten en leveranciers toe en voeg je je bankafschriften toe vanaf die datum. Je doet de laatste aangifte nog in je oude pakket. Je kunt overstappen aan het begin van elk btw-tijdvak, ook halverwege het jaar.

Wat er meekomt

Relaties, verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnen, offertes, banktransacties, memoriaalboekingen en de beginbalans per de eerste dag van de periode.

Ook de bestanden: geüploade facturen, bonnen en scans, en het origineel van elke verstuurde verkoopfactuur. Elk bestand komt bij het juiste document en krijgt een controlegetal, zodat je later kunt aantonen dat het niet is veranderd.

Producten komen niet automatisch mee, omdat je per product de btw en de prijs kiest. Download het productbestand bij het controleverslag en neem het over bij Producten en diensten, onder Producten overnemen via de overstapimport.

Een betaling in de periode van een factuur van daarvoor komt binnen als open banktransactie. Die koppel je zelf aan de beginbalans.

Het controleverslag

Het verslag zet elke bron naast wat in Boekvonk is binnengekomen: aantallen en totalen per soort en per maand, elk ontbrekend of beschadigd bestand met de naam en het document waar het bij hoort, en de aansluiting van grootboek en btw met de rapporten van je vorige pakket.

Bewaar de PDF bij je administratie. Hij laat zien wat is overgekomen en precies wat ontbreekt. Ontbreekt een bestand, vraag het dan op bij je vorige pakket of bij de afzender en voeg het toe bij het document.

Je API-sleutel

Je vorige pakket kent geen sleutel met alleen leesrechten; je kiest alleen welke onderdelen hij mag zien. Boekvonk doet met de sleutel alleen leesverzoeken.

Boekvonk bewaart de sleutel versleuteld en wist hem zodra de import klaar is. Stop je halverwege of blijft de taak een dag stil staan, dan wordt hij ook gewist.

Ongedaan maken

Zolang je in de administratie na de import nog niets hebt geboekt, gekoppeld of gewijzigd, maak je de hele import in één keer ongedaan met Hele import ongedaan maken en daarna Definitief ongedaan maken. Alles wat de import toevoegde, gaat dan weg, ook de bestanden. Het controlespoor in het Logboek blijft.

Heb je er al op verder gewerkt, dan kan dat niet meer in één keer. Corrigeer dan losse boekingen zelf.

Goed om te weten

Een tweede import van dezelfde periode boekt niets dubbel: wat al in Boekvonk staat, wordt overgeslagen. Een ouder jaar haal je op in een tweede ronde.

Bewaar ook je oude administratie zolang de bewaarplicht duurt. Hoe lang dat is, staat bij de Belastingdienst.

Bijgewerkt op 17 oktober 2026.